Margir varaborgarfulltrúar miða að því að dag einn verði borgarstarfsmaður.
Með skilvirkri stjórnun á rekstri borgarinnar koma mikið af stjórnunar- og skipulagsverkefnum, mörg þeirra falla í hendur varaborgarstarfsmannsins. Einstaklingar í þessari stöðu gegna aðallega klerkastörfum sem hjálpa til við daglegan rekstur dómstóls eða bæjarstjórnar. Þeir starfa venjulega undir eftirliti borgarfulltrúa dómstólsins, sinna skyldum eins og að svara opinberum bréfaskriftum, undirbúa dómsgögn eða taka upp fundargerðir af fundum ráðsins.
Vinnuskyldur
Varafulltrúi borgarstarfsmannsins veitir fjölda stjórnenda stjórnunarstuðning, þar á meðal dómara, borgarstjórn, framkvæmdastjóra, ráðgjafar og fjármálastjóra borgarinnar. Háð því hvaða skrifstofu hún starfar, hún kann að vera ábyrg fyrir undirbúningi og dreifingu ýmissa ráðs og dómsmálsgagna; að taka upp borgarafundi og fundargerðir; og halda stjórnunargögn og skjöl. Staðgengill borgarstarfsmannsins er almennt aðalpunktur tengiliða fyrir almenning, svo hún mun skima símtöl, gesti og póst fyrir annað starfsfólk auk þess að leggja fram fyrirspurnir og svara spurningum. Hún getur einnig haft eftirlit með öðrum starfsmönnum og tekið að sér stjórnunarstörf þegar borgarfulltrúinn er fjarverandi.
einkenni
Þar sem þjónustu við viðskiptavini og stjórnunarskyldur eru tveir meginþættirnir í þessu starfi verður aðstoðarborgarstarfsmaðurinn að vera virkur hlustandi sem er þægilegt að vera í kringum fólk. Hún ætti að geta beitt góðri dómgreind og ákvarðanatöku auk þess að geta verið róleg og skilvirk í streituvaldandi aðstæðum. Stundvísi og góð tímastjórnun eru nauðsynleg þar sem hún mun venjulega vinna innan tímasettra dagskrár eða á ströngum fresti.
Kunnátta
Almenn skrifstofufærni er nauðsyn og frambjóðandi til aðstoðarborgarskrifara ætti að þekkja tölvur og jaðarbúnað eins og prentara og fax, auk þess sem hún verður að geta skrifað á skilvirkan hátt. Góð munnleg og skrifleg samskiptahæfileiki er einnig mikilvæg og hún verður að geta og fús til að viðhalda árangursríkum samskiptum við almenning og stjórnendur borgarinnar.
menntun
Flestar stöðu aðstoðarfulltrúa eru taldar inngangsstig og þurfa aðeins framhaldsskírteini eða samsvarandi. Þó að það er sjaldan krafist, getur háskólagráður hjálpað þér við að koma þér frá stöðu aðstoðarborgarstarfsmannsins í stjórnunarstöðu hraðar, auk þess sem það gæti veitt frambjóðanda forskot á samkeppni hennar við ráðningu. Fyrri reynsla af starfi á skrifstofu eða dómssal er góð. Sumar stöður krefjast þess einnig að aðstoðarborgarstarfsmaður sé - eða gerist - lögbókandi.
Vinnuaðstæður
Meðan hann er í starfi mun aðstoðarborgarstarfsmaðurinn eyða miklum tíma á skrifstofuumhverfi, sitja á bak við tölvu og sinna almennum stjórnunarverkefnum. Einnig má búast við að skrifstofumaður sem beri ábyrgð á aðstoð í réttarsalum gangi oft til og frá dómi og hún gæti einnig verið krafist þess að lyfta eða flytja þunga kassa af skjölum og skjölum. Staðgengill borgarfulltrúa vinnur bæði vaktir í hlutastarfi og í fullu starfi á dagvinnutíma, allt eftir þörfum skrifstofumiðstöðvarinnar.
